社外向けweb会議お願いメールの完全ガイド｜例文付きで即活用

社外の取引先やパートナーにweb会議を依頼する際、「どのように書けば失礼にならないか」と悩む方は多いです。本記事では、社外向けweb会議メールの書き方を、目的別・相手別に徹底解説します。

冒頭で目的を明確に伝え、候補日を複数提示する方法から、使用ツールの案内、丁寧かつ柔らかい依頼表現まで、実務ですぐに使えるフルバージョン例文を豊富に掲載しています。

さらに、返信率を高めるレイアウトや送信タイミング、フォロー・リマインドのマナーも紹介。この記事を参考にすれば、社外とのやり取りがスムーズになり、信頼感のあるメール作成が可能になります。

社外向け「web会議お願いメール」とは？基本の考え方を整理

まずは、「web会議をお願いするメール」とは何かを整理しておきましょう。

リモートでの業務が一般化した今、社外の相手にオンラインで打ち合わせを依頼するケースが増えています。

その際に使うのが、社外向けのweb会議お願いメールです。

そもそもweb会議お願いメールの目的は？

このメールの目的は、単に会議の日時を決めるだけではありません。

相手に配慮しながら、打ち合わせの趣旨を伝え、スムーズに予定を調整することがゴールです。

つまり、「相手が迷わず返信できるようにする」ことが最大のポイントです。

そのためには、用件・目的・候補日・使用ツールを簡潔に書くことが大切です。

項目	記載する内容
用件	何のためのweb会議かを明確にする
目的	打ち合わせのテーマや背景を一文で説明
候補日	複数の日時を提示して相手に選んでもらう
使用ツール	ZoomやTeamsなど、使用予定のツール名

社外宛てメールで注意すべきマナーとトーン

社外向けのメールでは、社内メールよりも一段階丁寧な表現を意識する必要があります。

たとえば、「〜していただけますでしょうか」「ご都合のよいお時間をお知らせください」のように、柔らかい依頼表現を使いましょう。

命令調や短文の箇条書きは避けるのが基本です。

また、文の構成は「挨拶 → 本題 → 調整依頼 → 結び」の流れを意識すると、読みやすく自然な印象を与えられます。

社外の相手にとって、あなたのメールが「信頼できる」「対応しやすい」と感じられるかどうかが、やり取りの円滑さを左右します。

丁寧さとわかりやすさの両立が、社外メール成功のカギです。

次の章では、実際にメールを書く前に準備しておくべきポイントを整理します。

一緒に見ていきましょう。

メールを書く前に確認しておきたい3つの準備ポイント

いきなり本文を書き始める前に、少し立ち止まって準備をしておくと、依頼メールの質が格段に上がります。

この章では、社外向けのweb会議お願いメールを送る前に押さえておきたい3つの基本ポイントを解説します。

1. 会議の目的を具体化する

まず大切なのは、「なぜweb会議を開きたいのか」を明確にすることです。

目的があいまいだと、相手も必要性を感じにくく、返信が遅れたり日程調整が難航したりします。

社内での共通認識を持ってから依頼するのが理想です。

たとえば、次のように目的を具体的に書くと分かりやすくなります。

目的	メールでの書き方例
製品の仕様確認	「◯◯の仕様について詳細を確認させていただきたく」
契約内容のすり合わせ	「契約条件に関する認識をすり合わせたく」
見積もりの確認	「お見積もり内容についてご説明を差し上げたく」

目的を一文で明示するだけで、相手にとって理解しやすいメールになります。

2. 候補日を3つ以上提示するコツ

社外の相手は忙しいことが多く、日程のすり合わせに時間がかかることもあります。

そのため、候補日はあらかじめ3つほど用意し、相手が選びやすい形で提示しましょう。

また、曜日や時間帯をバラけさせると、返信がスムーズになります。

良い例	避けたい例
1月22日（水）14:00〜15:00 1月23日（木）10:00〜11:00 1月24日（金）15:00〜16:00	1月22日（水）14:00〜15:00のみ提示

文中では「以下の日程のいずれかでご都合はいかがでしょうか。」と添えるのが自然です。

相手に負担をかけないようにすることが、信頼につながります。

3. 使用ツール（Zoom / Teams / Meet）を明示する

web会議ツールは企業によって使い分けられています。

セキュリティポリシーの都合もあるため、使用予定のツールを明記しつつ、相手の希望にも対応できる姿勢を見せましょう。

次のような表現がスマートです。

表現例	ニュアンス
「弊社では通常Zoomを使用しておりますが、ご希望のツールがございましたらお知らせください。」	柔らかく、相手を立てる印象
「Zoomを使用いたします。」	一方的な印象になりがち

相手への配慮を示すことで、ビジネスコミュニケーションがよりスムーズになります。

ここまでの準備ができていれば、本文を書く段階で迷うことはほとんどありません。

次の章では、実際に「社外向けweb会議お願いメール」をどのように構成するかを解説します。

社外向けweb会議お願いメールの正しい書き方と構成

ここでは、社外向けに送るweb会議依頼メールの基本構成と、印象を良くする書き方のポイントを紹介します。

形式に沿って整理すれば、誰でも丁寧で伝わりやすいメールが作れます。

基本フォーマット（挨拶・本題・日程・締め）

社外宛てのビジネスメールは、構成をきちんと整えることで信頼性が高まります。

web会議の依頼では、以下の4ステップを意識しましょう。

構成要素	書く内容
① 挨拶・名乗り	「いつもお世話になっております」＋自社名・氏名
② 本題（目的）	会議の目的を一文で伝える
③ 日程・ツール	候補日と使用予定ツールを記載
④ 結び	相手への感謝と確認依頼を丁寧に締める

特に②の「本題」を短くまとめるのがコツです。

例えば「ご相談したい件があり、web会議の機会をいただきたくご連絡いたしました。」のように、目的を簡潔に伝えましょう。

件名と冒頭文で印象を決めるポイント

件名は、メールの第一印象を決める重要な部分です。

開封してもらうためには、目的と用件を一目でわかる形にすることが大切です。

良い件名	避けたい件名
【web会議のお願い】新規プロジェクトに関するご相談	web会議の件
【日程調整のお願い】サービス導入に関する打ち合わせ	打ち合わせ

冒頭文では、「いつもお世話になっております。」に続けて自社名と氏名を名乗りましょう。

初めて連絡する相手には「初めてご連絡差し上げます」を添えるのがマナーです。

依頼を柔らかく伝える言い回し例

社外メールでは、お願いの仕方ひとつで印象が大きく変わります。

強い依頼口調ではなく、相手の都合を尊重した表現を選びましょう。

おすすめ表現	置き換え前の表現
ご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。	いつにしますか？
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。	確認お願いします。
以下日程のいずれかでご調整いただけますと幸いです。	この日でお願いします。

依頼メールは「お願いする立場」である意識を忘れないことが重要です。

こうした細やかな表現の積み重ねが、信頼関係を築く第一歩になります。

次の章では、実際の「フルバージョン例文」を目的別に紹介します。

目的・相手別｜web会議お願いメールの例文＆テンプレ集

ここでは、実際にすぐ使える「社外向けweb会議依頼メール」の例文をまとめました。

件名から署名までを含むフルバージョン例文を紹介しますので、そのまま活用することもできます。

【基本】取引先への一般的なweb会議依頼メール（フルバージョン）

まずは最も汎用的な依頼メールの形です。

取引先との打ち合わせや提案説明など、幅広い場面で使えます。

目的	一般的な打ち合わせ依頼
トーン	丁寧・標準

件名：【web会議のお願い】新規案件に関する打ち合わせのご相談

株式会社〇〇
営業部　△△様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の営業部、山田と申します。

このたび、新規案件に関してご相談したい件があり、
web会議の機会を頂戴したくご連絡いたしました。

打ち合わせの目的は、当社からの提案内容についてご説明し、
ご意見を伺うことです。所要時間は30分程度を予定しております。

恐れ入りますが、以下の日程のいずれかでご都合はいかがでしょうか。
・1月22日（水）14:00〜15:00
・1月23日（木）10:00〜11:00
・1月24日（金）15:00〜16:00

ツールはZoomまたはTeamsを想定しておりますが、
ご希望がございましたらそちらに合わせて対応いたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－
株式会社□□
営業部　山田 太郎
TEL：03-xxxx-xxxx
Mail：taro.yamada@xxxx.co.jp
－－－－－－－－－－

【初めての相手】フォーマルで丁寧なメール例文（フルバージョン）

初めてやり取りをする相手には、よりフォーマルで丁寧な表現を使うのが基本です。

柔らかい言葉遣いで信頼感を与えましょう。

目的	初回コンタクト時の依頼
トーン	フォーマル・控えめ

件名：【web会議のお願い】製品仕様に関するご相談

株式会社〇〇
開発部　□□様

初めてご連絡差し上げます。
株式会社△△の営業部、佐藤と申します。

このたび、弊社製品についてご意見を伺いたく、
web会議のお時間を頂戴できればと存じます。

ご多忙の折、誠に恐縮ですが、
以下の日程のいずれかでご調整いただけますと幸いです。
・1月28日（火）10:00〜
・1月29日（水）14:00〜
・1月30日（木）16:00〜

使用ツールはZoomを予定しておりますが、
貴社のご希望がございましたらそちらに合わせて対応いたします。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－
株式会社△△
営業部　佐藤 真一
TEL：03-xxxx-xxxx
Mail：shinichi.sato@xxxx.co.jp
－－－－－－－－－－

【継続取引先】関係がある相手向けカジュアル例文

既に関係がある担当者には、ややカジュアルな文面でも問題ありません。

ただし、社外であることを踏まえ、丁寧語は必ず維持しましょう。

件名：web会議のお願い（〇〇案件について）

△△様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の山田です。

〇〇案件の進行について打ち合わせをお願いできればと思い、
ご連絡いたしました。

ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけましたら、
こちらで調整させていただきます。
ツールはZoomを予定しております。

どうぞよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－
株式会社□□
営業部　山田 太郎
－－－－－－－－－－

【日程調整後】再送・リマインドメール例文

会議日程が決まった後や、前日に確認を入れる場合の例文です。

件名：明日のweb会議についてご確認のお願い

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の山田です。

明日予定しておりますweb会議につきまして、
改めてご案内申し上げます。

日時：1月24日（金）15:00〜16:00
ツール：Zoom
URL：https://zoom.us/xxxxxx

何かご不明点などございましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。

【急ぎの場合】スピード感を伝える例文

急ぎの案件で会議を依頼する場合は、短く・明確に伝えるのがポイントです。

件名：【至急のお願い】web会議日程のご調整について

株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。
株式会社□□の山田です。

〇〇案件に関して、至急ご相談したい件がございます。
下記候補のいずれかでweb会議をお願いできますでしょうか。

・本日15:00〜
・本日16:30〜
・明日10:00〜

急なお願いで恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。

【返信文例】相手から依頼を受けた場合の返信

相手からweb会議の依頼を受けた場合の、返信例文です。

件名：Re: 【web会議のお願い】〇〇に関するご相談

株式会社□□
山田様

お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

web会議のお誘いありがとうございます。
以下日程にて参加させていただきます。

・1月23日（木）10:00〜11:00
使用ツール：Zoom

どうぞよろしくお願いいたします。

例文を参考に、自社の文体や相手との関係に合わせて調整することが大切です。

次の章では、メールをより好印象に仕上げるためのマナーやテクニックを紹介します。

好印象を与えるweb会議依頼メールのマナーと注意点

メールの文章自体が丁寧でも、細かなマナーやタイミングを意識しないと、相手に負担を感じさせてしまうことがあります。

この章では、返信率を高め、信頼感を損なわないためのポイントを解説します。

返信がもらいやすい書き方とレイアウト

相手がすぐに返信できるようにするには、メールの構造と見せ方が重要です。

• 件名で目的を明示する（例：【web会議のお願い】）
• 本文冒頭で自分の氏名・会社名を明記する
• 箇条書きで候補日や必要情報を整理する
• 長文は避け、1文1パラグラフを徹底する

視覚的に整理されたメールは、相手の負担を減らし返信率を上げます。

送信時間・曜日のベストタイミング

メールの送信タイミングも印象を左右します。

理想的なのは平日の午前9時〜11時、または午後13時〜16時です。

深夜や休日に送ると、相手に負担や違和感を与える可能性があります。

また、時間帯を考慮することで返信までのスピードも自然と上がります。

フォロー・リマインドのマナーと注意点

日程調整後や会議前日に確認を入れる場合、丁寧かつ簡潔に伝えることが重要です。

• 件名で「確認」や「リマインド」を明記する
• 本文は日時・ツール・URLなど必要情報のみ簡潔にまとめる
• 感謝の言葉を添えて柔らかい印象を保つ

催促感を出さないことが、相手との関係維持のコツです。

こうした配慮を取り入れるだけで、メールの印象は大きく変わります。

次の章では、この記事全体の内容をまとめ、重要ポイントを整理します。

まとめ｜社外向けweb会議メールは「丁寧・簡潔・配慮」で差がつく

社外向けのweb会議依頼メールは、文章の丁寧さや構成のわかりやすさが、信頼感や返信率に直結します。

本記事で紹介したポイントを押さえることで、スムーズなやり取りが可能になります。

• 冒頭で目的を明確に伝える
• 候補日を複数提示して相手の都合を尊重する
• 柔らかく丁寧な表現で依頼する
• 返信しやすいレイアウトと文面にする
• 送信時間やフォローのマナーにも配慮する

これらを意識するだけで、社外の相手にとって「返信しやすく、感じのよいメール」となり、やり取りが格段にスムーズになります。

最初は少し手間に感じるかもしれませんが、テンプレートや例文を活用すれば、誰でも簡単に実践できます。

ぜひこの記事を参考に、丁寧かつ配慮のあるweb会議依頼メールを作成してください。