【完全版】取引先へのリマインドメール例文集｜失礼にならない書き方とコピペOKテンプレート

「メールを送ったのに返事がない」「納期が近いのに連絡がない」──そんなときに役立つのが、取引先へのリマインドメールです。

とはいえ、「催促っぽくならないように」「どんな表現なら失礼にならないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、リマインドメールの基本マナーから、実際に使えるフルバージョン例文、そして印象を良くするコツまでを丁寧に解説します。

全シーン対応のテンプレート付きで、誰でも今日から安心してリマインドメールが書けるようになります。

取引先へのリマインドメールとは？目的と役割をわかりやすく解説

ここでは、取引先に送るリマインドメールの基本的な意味や目的、そして送る際に押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。

まずは「リマインドメールとは何か？」というところから整理していきましょう。

リマインドメールの意味と催促メールとの違い

リマインドメールとは、ビジネス上の依頼や期日、打ち合わせの予定などを相手に思い出してもらうためのメールのことです。

いわば「丁寧な再確認」であり、「まだ対応されていませんよ」と直接的に伝える催促メールとはニュアンスが異なります。

相手にプレッシャーをかけずに、自然に行動を促すことが目的です。

種類	目的	印象
リマインドメール	思い出してもらう・確認を促す	丁寧・やわらかい
催促メール	対応を求める・返信を促す	やや強め

例えば、「お忙しいところ恐縮ですが」や「念のためご連絡いたします」といったクッション言葉を添えると、柔らかい印象になります。

重要なのは、相手を責めるようなトーンを避け、あくまで確認の姿勢で伝えることです。

取引先に送るときの基本マナーと印象を良くするコツ

取引先へのリマインドメールでは、文面の丁寧さだけでなく、送るタイミングや件名の付け方も信頼感に影響します。

件名は「◯◯のご確認」「【リマインド】◯◯の件」など、内容がひと目でわかる形にするのが基本です。

また、文頭の挨拶文は「いつもお世話になっております。」のように、日頃の感謝を込めて始めると印象が柔らかくなります。

相手の業務状況に配慮しつつ、簡潔で伝わりやすい文面を意識することが大切です。

良い印象を与えるポイント	説明
件名を明確にする	「ご確認のお願い（◯◯の件）」など、用件を一目で把握できる形にする。
クッション言葉を使う	「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用の中恐れ入りますが」などを添える。
返信しやすい構成にする	要件を短く整理し、返信がしやすい文量で送る。

リマインドメールは「思いやり」と「明確さ」のバランスがカギです。

一方的に催促するのではなく、相手の立場を尊重しながら、気持ちよく対応してもらうための工夫を忘れないようにしましょう。

次の章では、実際に使えるリマインドメールの構成と基本テンプレートを紹介します。

取引先へのリマインドメールの基本構成とテンプレート

この章では、リマインドメールを初めて書く人でもすぐに使えるように、基本の構成とフルバージョン例文を紹介します。

「どんな順番で書けばいいのか分からない」「どの程度の丁寧さが必要か迷う」という方は、ここで紹介するテンプレートをそのまま活用してみてください。

件名・宛名・挨拶文の正しい書き方

件名は、受信ボックスで内容がすぐに伝わるように簡潔に書くのがポイントです。

宛名や挨拶は、相手への敬意を表す部分なので、省略せず丁寧に記載しましょう。

要素	書き方のポイント	例文
件名	内容を明確にし、5〜15文字程度でまとめる。	「【ご確認】◯月◯日納品の件」
宛名	正式名称＋役職名＋氏名を記載。	「株式会社〇〇　営業部　〇〇様」
挨拶文	日頃の感謝を伝える定型文を使用。	「いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。」

宛名や挨拶が抜けていると、社外文書として不自然に見えるため注意が必要です。

本文の流れ（目的→内容→依頼→結び）の作り方

本文は、以下のように4つの流れを意識して書くとスムーズです。

構成	内容のポイント	文例
①目的	なぜこのメールを送るのかを明確に伝える。	「以前ご依頼した件について、ご確認のためご連絡いたしました。」
②内容	リマインドしたい対象（納期・会議・資料など）を具体的に記載。	「◯月◯日納品予定の件につきまして、進捗をお伺いできますと幸いです。」
③依頼	柔らかい言葉で対応をお願いする。	「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。」
④結び	感謝を添えて丁寧に締める。	「ご多用のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。」

この4ステップを守るだけで、自然で失礼のないメールが完成します。

すぐ使える基本テンプレート【フルバージョン例文】

以下は、どんなビジネスシーンでも使えるリマインドメールの基本例文です。

件名・宛名・挨拶・本文・結びの全要素を含んでいるので、必要に応じて差し替えて使えます。

要素	例文
件名	【ご確認】◯月◯日納品予定の件
本文	株式会社〇〇 営業部　〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の〇〇です。 先日ご依頼いたしました◯月◯日納品予定の件につきまして、 期日が近づいてまいりましたため、念のためご連絡申し上げます。 お忙しいところ恐縮ではございますが、 進捗状況についてご教示いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ――― 株式会社△△ 〇〇 〇〇 ―――

このテンプレートを基に、件名と要件を変えるだけでどんな場面にも応用可能です。

次の章では、シーン別にすぐ使えるリマインドメールの例文集を紹介します。

【シーン別】取引先へのリマインドメール例文集（コピペOK）

ここでは、実際のビジネスシーンでよく使われるリマインドメールの例文を紹介します。

すべてそのまま使える形式にしているので、状況に合わせて文面を少し調整するだけで即活用できます。

納期・納品の確認をするリマインドメール

納期が近づいた際に、相手にプレッシャーを与えずやんわりと確認するための例文です。

件名	例文
◯月◯日納品予定分のご確認	株式会社〇〇 営業部　〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の〇〇です。 先日ご依頼いたしました◯月◯日納品予定の件につきまして、 期日が近づいてまいりましたため、念のためご連絡申し上げます。 お忙しいところ恐縮ですが、進捗状況をご教示いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ――― 株式会社△△　〇〇 〇〇 ―――

納期の確認は「念のため」という一言を添えることで、柔らかい印象にできます。

返事・回答を促すリマインドメール

見積もりや提案書に対して返答がない場合などに使える例文です。

件名	例文
【ご確認】先日のご提案の件	株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。 ◯月◯日にお送りいたしましたご提案書につきまして、 ご確認いただけましたでしょうか。 ご検討状況をお伺いできれば幸いです。 ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 ――― 株式会社△△　〇〇 〇〇 ―――

「返信をください」ではなく「ご確認いただけましたでしょうか」と表現することで、相手が返しやすくなります。

打ち合わせ・会議前のリマインドメール

会議や打ち合わせの前日に送ることで、予定の確認と出席忘れを防げます。

件名	例文
明日（◯月◯日）の打ち合わせについて	株式会社〇〇 ◯◯部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。 明日◯月◯日（◯）の打ち合わせについて、改めてご連絡いたします。 以下の内容でお間違いないかご確認ください。 日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時 方法：オンライン（Zoom） 議題：◯◯プロジェクト進捗確認 ご都合に変更がある場合は、お知らせいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ――― 株式会社△△　〇〇 〇〇 ―――

打ち合わせのリマインドは、前日または当日の朝に送るのが効果的です。

請求書・見積書・資料送付のリマインドメール

取引書類の送付がまだの場合に、穏やかに確認するための例文です。

件名	例文
【ご確認】請求書送付の件	株式会社〇〇 経理部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。 先日ご依頼いたしました請求書の送付について、 念のためご確認させていただきたくご連絡いたしました。 お手数をおかけしますが、 ご対応のほどよろしくお願いいたします。 ――― 株式会社△△　〇〇 〇〇 ―――

「念のため」「お手数をおかけしますが」などの表現を添えることで、相手に配慮した印象になります。

期限を過ぎた場合のお詫び付きリマインドメール

納期や返信期限を過ぎてしまったときには、最初にお詫びを入れるのがマナーです。

件名	例文
【再確認】◯◯の件につきまして	株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。 先日ご依頼いたしました◯◯の件につきまして、 ご多忙のところ恐れ入りますが、再度ご連絡申し上げます。 もしすでにご対応済みでしたら、 行き違いのほどご容赦くださいませ。 何卒よろしくお願いいたします。 ――― 株式会社△△　〇〇 〇〇 ―――

「もしすでにご対応済みでしたら〜」という一文を添えると、相手の負担を軽減できます。

このように、シーンごとに適切なトーンと表現を使い分けることが、ビジネスメールでは非常に重要です。

次の章では、リマインドメールを送るベストタイミングと注意点を解説します。

リマインドメールを送るベストタイミングと注意点

リマインドメールは、内容そのものが丁寧でも、送るタイミングを間違えると逆効果になることがあります。

ここでは、適切なタイミングの目安と、避けるべき表現を具体的に紹介します。

送信のタイミング目安（2〜3日前・当日・遅延後）

リマインドメールは、相手に負担をかけずに対応してもらうため、時期を見極めて送ることが大切です。

以下の表を参考に、状況に応じて適切な時期を選びましょう。

タイミング	目的	おすすめの文面トーン
期日の2〜3日前	やんわりと確認を促す	「念のためご連絡申し上げます」など、柔らかい表現を使う。
期日当日	対応忘れを防ぐための最終確認	「本日がご予定日となりますため、改めてご連絡いたしました。」など、控えめな調子で。
期日を過ぎた後	確認漏れ・対応遅延をフォロー	「すでにご対応済みでしたら恐縮ですが」とクッションを入れて連絡する。

特に納期や回答期限に関するリマインドは、2〜3日前がもっとも自然です。

早すぎる連絡はプレッシャーを与え、遅すぎると信頼を損ねるため、バランスを意識することが重要です。

NG表現と、柔らかく伝える代替フレーズ例

リマインドメールで最も注意すべきなのは、無意識に「上から目線」に聞こえる表現を使ってしまうことです。

特に社外の取引先には、催促ではなく「確認のお願い」という姿勢で書くのが基本です。

避けるべき表現	印象	代替フレーズ
「まだご返信いただけていません」	責めているように感じられる	「ご確認のほどお願い申し上げます」
「至急対応をお願いします」	急かす印象を与える	「お忙しいところ恐縮ですが」
「いつまでにできますか？」	命令的に聞こえる	「ご都合のよろしいタイミングでご対応いただけますと幸いです」

NG表現は、相手に「責められている」と感じさせる危険があります。

一方で、柔らかい言葉遣いを心がければ、相手も前向きに対応しやすくなります。

リマインドメールの目的は、あくまで「催促」ではなく「思い出してもらうこと」です。

次の章では、より印象を良くするための文章テクニックを紹介します。

印象アップの書き方テクニック【相手に好印象を残す方法】

リマインドメールは、ただ情報を伝えるだけでなく、相手に「丁寧で感じの良い人だな」と思ってもらうチャンスでもあります。

ここでは、少しの工夫で印象がぐっと良くなる言葉遣いや表現のテクニックを紹介します。

クッション言葉の使い方一覧

クッション言葉とは、相手に配慮を示し、メールのトーンを柔らかくするための表現です。

特にリマインドメールでは、依頼や確認の前にこれを入れることで、丁寧さと気遣いを自然に伝えられます。

目的	使えるクッション言葉	使用例
依頼の前に添える	お忙しいところ恐縮ですが	お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。
確認をお願いするとき	ご多用の中恐れ入りますが	ご多用の中恐れ入りますが、進捗状況をお伺いできますと幸いです。
再送やリマインドをするとき	念のためご連絡いたします	念のためご連絡いたしました。ご確認をお願いいたします。

クッション言葉は「やわらかく催促する魔法の表現」です。

一文に加えるだけで、全体の印象が穏やかになります。

相手の立場に寄り添う共感フレーズ集

共感の言葉を添えると、単なる連絡ではなく「相手を思いやるメール」に変わります。

相手の忙しさや状況を理解していることを示すと、メール全体がより好印象になります。

状況	共感フレーズ	例文
相手が忙しいとき	お忙しい時期かと存じますが	お忙しい時期かと存じますが、ご確認いただけますと幸いです。
対応が重なっていそうなとき	ご対応が多く重なっていらっしゃるかと思いますが	ご対応が多く重なっていらっしゃるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。
相手に負担をかけたくないとき	ご無理のない範囲で	ご無理のない範囲でご確認いただけますと幸いです。

共感フレーズを一文添えるだけで、相手が「丁寧だな」と感じる確率が上がります。

追伸・注意書きで印象を整える文例

文末に「追伸」や「補足」を加えることで、丁寧さと気遣いをさらに強調できます。

特にリマインドメールでは、「もしすでに対応済みでしたら〜」のような一言があるだけで印象が格段に良くなります。

目的	例文
相手への配慮を伝える	もしすでにご対応済みでしたら、行き違いのほどご容赦ください。
再確認を自然に促す	念のため、再度ご案内申し上げます。
感謝で締める	ご確認いただき、誠にありがとうございます。

追伸や注意書きは、メールの印象を柔らかく締める最後のひと押しです。

このような一文を加えることで、相手への思いやりと誠実さが自然に伝わります。

次の章では、この記事全体の内容を振り返りながら、取引先との信頼関係を深めるためのポイントをまとめます。

まとめ：取引先へのリマインドメールは「思いやり」が鍵

ここまで、取引先に送るリマインドメールの基本から、書き方、例文、そして印象を良くするテクニックまでを紹介してきました。

最後にもう一度、重要なポイントを整理しておきましょう。

ポイント	概要
1. リマインドメールの目的	「催促」ではなく「思い出してもらう」ことが目的。
2. 基本構成を守る	件名・挨拶・本文・結びの流れで、誠実な印象を与える。
3. 柔らかい表現を使う	クッション言葉や共感フレーズで、圧を感じさせない文面にする。
4. 送信タイミングを意識する	2〜3日前が理想。早すぎても遅すぎても印象が下がる。
5. 思いやりを添える	「もしすでにご対応済みでしたら〜」のような配慮を忘れない。

どんなに忙しい相手でも、丁寧で気遣いのあるメールはしっかり読んでもらえます。

焦らせるメールではなく、思いやりを感じるメールを送ること。

それが結果的に、信頼関係を長く築く近道になります。

リマインドメールは「催促」ではなく「誠実な確認」です。

この記事で紹介したテンプレートをベースに、あなたらしい言葉で丁寧に伝えれば、ビジネスメールの印象が確実に変わります。