「頂いたメールで恐縮ですが」というフレーズ、ビジネスメールでよく見かけるけれど自分で使うのは少し不安…という方も多いのではないでしょうか。
実はこの表現、相手への敬意と自分の控えめな姿勢を同時に伝える、とても上品で便利な言葉なんです。
この記事では、「頂いたメールで恐縮ですが」の正しい意味や使い方、そしてそのまま使える例文やフルテンプレートをたっぷり紹介します。
読めばすぐに、どんな場面でも自然に使いこなせるようになります。ぜひあなたのビジネスメールに取り入れてみてください。
「頂いたメールで恐縮ですが」の意味と使い方をやさしく解説
この章では、「頂いたメールで恐縮ですが」という表現の意味や使い方の基本をやさしく整理します。
ビジネスシーンでよく見るこのフレーズ、実は単なる丁寧語ではなく、相手への敬意と自分の控えめな姿勢を同時に示す便利な言葉です。
「頂いたメールで恐縮ですが」とは？意味と背景
「頂いたメールで恐縮ですが」とは、相手からメールを受け取ったうえで、その内容について話を進めるときに使う表現です。
「頂いた」は相手の行動を敬う謙譲語、「恐縮ですが」は控えめに発言するための言葉です。
この組み合わせにより、相手を立てつつ自分の要件を伝えることができます。
| 要素 | 意味 |
|---|---|
| 頂いた | 相手の行為をへりくだって受け取る謙譲語 |
| 恐縮ですが | 自分の発言を控えめに伝える緩和表現 |
| 全体の意味 | 「お受けしたメールについて恐縮ながら申し上げます」という丁寧な前置き |
「恐縮ですが」と「恐れ入りますが」の違い
似た言葉に「恐れ入りますが」がありますが、意味のニュアンスが異なります。
「恐縮ですが」は「申し訳ない気持ちを持ちつつ言う」柔らかい印象。
一方「恐れ入りますが」は「恐縮ですが」よりも少し改まった印象で、依頼やお願いの場面に向いています。
| 表現 | 主な使い方 | 印象 |
|---|---|---|
| 恐縮ですが | 質問・確認など控えめに伝えるとき | 柔らかく丁寧 |
| 恐れ入りますが | 依頼・お願いの前置きに使う | やや堅めで改まった印象 |
「頂いたメールで恐縮ですが」を使うときの基本ルール
このフレーズを使う際は、以下の3つのポイントを意識すると自然です。
- 相手からメールを受け取った“返信”のときに使う
- 文の冒頭に置くことで、柔らかく本題へつなげる
- 1通のメールで何度も繰り返さない
この表現は、相手への敬意と自分の控えめな姿勢を同時に示せる万能フレーズです。
ただし、多用するとわざとらしく見えるため1通1回を目安に使うのがスマートです。
次の章では、このフレーズが実際にどんな場面で使えるのかを具体的に見ていきましょう。
「頂いたメールで恐縮ですが」が使える場面と注意点
この章では、「頂いたメールで恐縮ですが」をどんな状況で使えば良いのか、そして逆に避けた方がいいケースについて解説します。
シーンごとの使い分けを理解すると、相手との関係性を保ちながら自然で丁寧なメールが書けるようになります。
確認・質問のときに使う場面
相手のメール内容について確認や質問をしたいとき、この表現は非常に便利です。
直接「質問ですが」と言うよりも、控えめな印象で本題に入ることができます。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| スケジュール確認 | 頂いたメールで恐縮ですが、来週の会議開始時間を改めてご確認いただけますでしょうか。 |
| 資料内容の確認 | 頂いたメールで恐縮ですが、添付の資料3ページ目の数値は最新版でよろしいでしょうか。 |
| 指示の確認 | 頂いたメールで恐縮ですが、ご指示いただいた手順を以下のように理解しております。お間違いないかご確認ください。 |
依頼・提案のときに使う場面
依頼や提案をするときも、「頂いたメールで恐縮ですが」は柔らかい前置きとして効果的です。
お願いをする前に相手への敬意を示すことで、受け入れてもらいやすい印象を与えます。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 追加依頼 | 頂いたメールで恐縮ですが、参考資料をもう一点お送りいただけますでしょうか。 |
| 提案 | 頂いたメールで恐縮ですが、今回の議題に新しい項目を追加してはいかがでしょうか。 |
| 協力依頼 | 頂いたメールで恐縮ですが、こちらの資料作成にご協力をお願いできますでしょうか。 |
謝罪・断りのときに使う場面
謝罪や断りを伝える場合にも、この表現を使うことで相手への敬意を保ちながら丁寧に気持ちを伝えられます。
感情的にならず、あくまで冷静で誠実な印象を与えるのがポイントです。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 遅延謝罪 | 頂いたメールで恐縮ですが、納品が予定より遅れてしまい誠に申し訳ございません。 |
| 依頼を断る | 頂いたメールで恐縮ですが、今回はご希望に沿うことが難しい状況です。何卒ご容赦ください。 |
| 誤解の訂正 | 頂いたメールで恐縮ですが、前回のご連絡内容に一部誤解がございましたので訂正いたします。 |
避けた方がいいシーン（カジュアル・緊急連絡など）
どんなに便利な表現でも、すべての場面で使えるわけではありません。
社内チャットやスピード重視のやり取りでは、重く感じられる場合があります。
| 避けた方がいいケース | 代わりの言い方 |
|---|---|
| 社内メッセージ | 「ご連絡ありがとうございます」「了解しました」など簡潔に |
| 急ぎの返信 | 「すぐに確認いたします」などスピードを優先する表現に |
| 初回メール | 「ご連絡ありがとうございます」で始めるのが自然 |
「頂いたメールで恐縮ですが」は、返信や確認などの場面限定で使うと最も効果的です。
カジュアルな文脈や緊急時には避け、TPOに合わせた言葉選びを意識しましょう。
次の章では、実際に使えるシーン別の例文を紹介します。
シーン別「頂いたメールで恐縮ですが」例文集【基本＋応用】
ここでは、「頂いたメールで恐縮ですが」を実際にどう使うかを、目的別に例文で紹介します。
そのまま使える短文例と、少し応用したバージョンをセットで掲載します。
確認・質問メールの例文
相手のメールに対して確認や質問をする際に使えるフレーズです。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 会議の時間確認 | 頂いたメールで恐縮ですが、会議の開始時間を14時からに変更してもよろしいでしょうか。 |
| 資料内容の確認 | 頂いたメールで恐縮ですが、添付資料の数値について1点確認させてください。 |
| 応用：複数項目の確認 | 頂いたメールで恐縮ですが、以下2点について確認させてください。①納期 ②担当者名。お手数ですがご確認をお願いいたします。 |
質問や確認の前置きに使うと、柔らかく控えめな印象になります。
依頼・提案メールの例文
相手に何かをお願いしたり提案するときにも使えます。
依頼のトーンを和らげる効果があります。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 資料の追加依頼 | 頂いたメールで恐縮ですが、昨年度のデータも共有いただけますでしょうか。 |
| 議題の追加提案 | 頂いたメールで恐縮ですが、議題に「顧客対応マニュアルの改善」を追加してはいかがでしょうか。 |
| 応用：丁寧な依頼 | 頂いたメールで恐縮ですが、来週の会議資料にこちらの提案内容も加えていただけますと幸いです。 |
依頼や提案では、相手の手間を考慮する言葉（「お手数ですが」「幸いです」など）を加えるとより丁寧です。
謝罪・断りメールの例文
謝罪や断りを伝えるときにも「頂いたメールで恐縮ですが」を使うと、誠実さが伝わります。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 遅延謝罪 | 頂いたメールで恐縮ですが、納品が1日遅れてしまい誠に申し訳ございません。 |
| 依頼を断る | 頂いたメールで恐縮ですが、今回はご希望に沿えず申し訳ありません。 |
| 誤解の訂正 | 頂いたメールで恐縮ですが、前回のご案内に一部誤りがございました。正しくは下記の通りです。 |
謝罪の文中では、理由を短く添えたうえで再発防止や代替案を述べると信頼感が高まります。
社内向け・社外向けの使い分け例
相手が社内か社外かで、同じ「頂いたメールで恐縮ですが」でも語尾や補足の仕方を変えると自然です。
| 相手 | 例文 |
|---|---|
| 社外（取引先） | 頂いたメールで恐縮ですが、スケジュールの再調整についてご相談させてください。 |
| 社内（上司） | 頂いたメールで恐縮ですが、会議資料の更新点について確認させてください。 |
| 応用：同僚向け | 頂いたメールで恐縮ですが、共有いただいた内容について一点確認したいことがあります。 |
社内メールではやや簡潔に、社外メールではより丁寧に仕立てるのが基本です。
次の章では、より実践的な「フルバージョン例文」を紹介します。
フルバージョンで見る「頂いたメールで恐縮ですが」メール例
ここでは、実際のビジネスメールとしてそのまま使える「フルバージョン例文」を紹介します。
導入文・本題・締めの流れを意識して構成しているので、状況に合わせて部分的にアレンジできます。
進捗確認メールのフル例文
相手からの進捗報告メールに返信して確認をしたい場合のテンプレートです。
| シーン | 例文全文 |
|---|---|
| 進捗確認 |
株式会社〇〇様 いつもお世話になっております。△△会社の□□です。 頂いたメールで恐縮ですが、次回ミーティングの日程について一点確認させてください。 ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 敬具 |
依頼メールのフル例文
追加資料を依頼するときの例です。
| シーン | 例文全文 |
|---|---|
| 資料追加依頼 |
株式会社〇〇様 お世話になっております。△△会社の□□です。 頂いたメールで恐縮ですが、参考資料として昨年度のデータを追加でお送りいただけますでしょうか。 ご対応のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 |
謝罪メールのフル例文
納品が遅れてしまった場合など、相手に謝罪するメールの例です。
| シーン | 例文全文 |
|---|---|
| 納期遅延謝罪 |
株式会社〇〇様 いつもお世話になっております。△△会社の□□です。 頂いたメールで恐縮ですが、納品が予定より1日遅れてしまいました。 ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、明日午前中にお届けいたします。 敬具 |
断りメールのフル例文
依頼を受けたが対応が難しい場合の断りメールです。
| シーン | 例文全文 |
|---|---|
| 依頼を断る |
株式会社〇〇様 お世話になっております。△△会社の□□です。 頂いたメールで恐縮ですが、今回のご依頼については弊社のリソースの都合上、対応が難しい状況でございます。 ご期待に沿えず恐縮ですが、また別の機会にぜひご一緒できればと存じます。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。 敬具 |
これらの例文は、宛名・挨拶・本題・締めの4ステップで構成されています。
丁寧な前置きと柔らかい締め言葉を意識すると、どのシーンでも自然で信頼感のある文面に仕上がります。
次の章では、「頂いたメールで恐縮ですが」と似た表現を比較しながら、言い換えのコツを紹介します。
「頂いたメールで恐縮ですが」と似た表現の使い分け
「頂いたメールで恐縮ですが」と似た表現は数多くあります。
ここでは、意味が近いフレーズとの違いや使い分け方を整理し、状況に応じて自然に切り替えられるようにしましょう。
「ご連絡ありがとうございます」との違い
「ご連絡ありがとうございます」は、最も一般的なビジネスメールの挨拶です。
この表現はシンプルで明るい印象を与えますが、丁寧さや控えめなニュアンスはやや弱めです。
| 表現 | 特徴 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 頂いたメールで恐縮ですが | 相手に敬意を払いながら、控えめに本題に入る | 目上の人・取引先への返信 |
| ご連絡ありがとうございます | 明るく丁寧な印象。感謝を中心に伝える | 社内やカジュアルなやり取り |
例えば、上司や取引先など丁寧さが求められる相手には「頂いたメールで恐縮ですが」を。
フラットな関係の同僚や社内連絡には「ご連絡ありがとうございます」で十分です。
「拝見いたしました」「確認いたしました」との違い
これらの表現は、相手のメールや資料を読んだことを伝えるフレーズです。
「頂いたメールで恐縮ですが」は話の導入、「拝見いたしました」「確認いたしました」は事実確認の報告、という役割の違いがあります。
| 表現 | 意味 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 頂いたメールで恐縮ですが | 相手に敬意を示しつつ本題に入る | メール冒頭や返信の導入 |
| 拝見いたしました | 相手の文書・資料を丁寧に見たことを伝える | 内容を確認したあとに使う |
| 確認いたしました | 業務的にチェックしたことを伝える | 実務的・短文メールに向く |
「頂いたメールで恐縮ですが」は導入専用、「拝見いたしました」は確認専用、と覚えると混乱しません。
「お送りいただいたメールで恐縮ですが」など応用フレーズ集
状況に合わせて少し言い換えると、より自然で柔らかい印象を与えられます。
| 言い換え表現 | 使う場面 | 例文 |
|---|---|---|
| お送りいただいたメールで恐縮ですが | 丁寧さをさらに強調したいとき | お送りいただいたメールで恐縮ですが、再度スケジュールをご確認ください。 |
| 頂戴したメールで恐縮ですが | より格式を高めたい場面 | 頂戴したメールで恐縮ですが、資料内容について一点伺いたく存じます。 |
| ご返信いただいた件について恐縮ですが | 返信メールへの返答をするとき | ご返信いただいた件について恐縮ですが、以下の点を再確認させてください。 |
フレーズの選び方を整理すると次のようになります。
| 目的 | おすすめ表現 |
|---|---|
| 最初の返信で丁寧に始めたい | 頂いたメールで恐縮ですが |
| 特に丁寧に伝えたい | お送りいただいたメールで恐縮ですが |
| 簡潔に伝えたい | ご連絡ありがとうございます |
言い回しを少し変えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
状況や相手に合わせて柔軟に使い分けることが、メール上級者への第一歩です。
次の章では、ビジネスメール全体の構成や自然に使うためのコツを紹介します。
自然に使いこなすためのメールライティングTips
この章では、「頂いたメールで恐縮ですが」を不自然に感じさせず、自然に使いこなすためのコツを紹介します。
ほんの少し意識を変えるだけで、丁寧かつ読みやすいビジネスメールに仕上がります。
件名・導入・締めの流れを整える
メールは文章全体の構成を意識することで、読みやすさが格段に上がります。
「頂いたメールで恐縮ですが」は導入部分で使うのが基本です。
| パート | 内容 | 例文 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件を簡潔にまとめる | 【ご確認のお願い】次回会議日程について |
| 導入 | 「頂いたメールで恐縮ですが」で自然に本題へ | 頂いたメールで恐縮ですが、会議資料の共有方法について確認させてください。 |
| 締め | 感謝とお願いを伝える | ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。 |
導入で丁寧さを出し、締めで感謝を伝える。このリズムを意識すると、自然で印象の良いメールになります。
何度も使うときの言い換えテクニック
同じ相手と複数回メールをやり取りする際、毎回「頂いたメールで恐縮ですが」だと単調に感じられます。
そんなときは、意味を保ちながら表現を変えるとスマートです。
| 目的 | 言い換え例 |
|---|---|
| 控えめに導入したい | 先ほどのメールについて恐縮ですが、〜 |
| 感謝を強調したい | ご丁寧なご連絡をありがとうございます。続けて一点確認させてください。 |
| より自然に本題へ入りたい | ご連絡の件につきまして、以下ご確認ください。 |
同じ意味を保ちながら言い回しを変えることで、柔軟で洗練された印象を与えられます。
印象を良くする3つのマナー
ビジネスメールでは、文面以外にも印象を左右するポイントがあります。
次の3点を押さえると、より信頼される書き方になります。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| ① 改行と余白 | 3〜4行ごとに改行し、読みやすいレイアウトにする。 |
| ② 丁寧な語尾 | 「〜いただけますと幸いです」「〜お願い申し上げます」などで柔らかく締める。 |
| ③ 相手の立場を意識 | 相手の時間や手間を想像し、質問は簡潔にまとめる。 |
メールは“読む人への配慮”で印象が決まります。
言葉づかいだけでなく、構成や見やすさも意識することで、自然に信頼される文章になります。
次の章では、「頂いたメールで恐縮ですが」がなぜ印象を良くするのか、まとめとして整理します。
まとめ：「頂いたメールで恐縮ですが」で伝わる上品な印象
ここまで、「頂いたメールで恐縮ですが」の意味や使い方、例文、そして自然な書き方のコツを紹介してきました。
最後に、このフレーズがなぜビジネスメールで好印象を生むのかを整理し、実践ポイントを振り返りましょう。
フレーズがもたらす“信頼と安心感”
「頂いたメールで恐縮ですが」は、単に丁寧な言葉というだけではありません。
相手の行動を尊重し、自分の言葉を控えめに伝えることで、心理的な“距離感の心地よさ”を生み出します。
| 要素 | 与える印象 |
|---|---|
| 頂いた | 相手を立てる・敬意を示す |
| 恐縮ですが | 控えめで謙虚な印象 |
| 全体として | 礼儀正しく、穏やかなコミュニケーションを生む |
この一言を添えるだけで、相手に「丁寧な人だな」と感じてもらえる確率がぐっと高まります。
実践のポイントを3行で復習
最後に、このフレーズを自然に使いこなすためのポイントを3行でまとめます。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| ① 返信時に使う | 初回メールではなく、相手のメールを受けて使うのが基本。 |
| ② 1通につき1回まで | 多用はくどい印象になるため控えめに。 |
| ③ 丁寧な締めで印象アップ | 「何卒よろしくお願いいたします」で柔らかく締める。 |
「頂いたメールで恐縮ですが」は、相手を思いやる心から生まれる言葉です。
今日から一文添えるだけで、あなたのメールがより上品で信頼感のある印象に変わります。
次のステップでは、この記事全体を踏まえたタイトル案とリード文を生成します。
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