FAX送信をメールでスマートに！ビジネスで使えるフルバージョン例文

FAX機が手元になくても、メールを使えばどこからでも書類を送信できます。

本記事では、メールでFAXを送信する仕組みや必要な準備、実際に使えるフルバージョンの例文まで詳しく解説します。

初回送信や再送信、FAX＋メール添付併用など、シーン別の例文をそのままコピペして使えるため、忙しいビジネスパーソンでも効率よく正確に対応可能です。

さらに、件名の付け方や本文の構成、署名の整え方などマナーや注意点も押さえています。

メールFAXを活用すれば、スピーディーで信頼性のあるコミュニケーションを実現でき、社内外問わず安心して書類を送付できます。

FAX送信をメールで行うとは？基本の仕組みを簡単に解説

ここでは、「メールでFAXを送る」とは具体的にどういう仕組みなのかを分かりやすく整理します。

FAX機を使わずに送信できる仕組みや、どんな場面で役立つのかを理解しておくと、業務をスムーズに進められます。

メールでFAXを送るメリットと利用シーン

メールFAXは、インターネット経由でFAXを送れる仕組みです。

外出中でもスマートフォンやノートパソコンから送れるため、オフィスに戻る時間を短縮できます。

また、送信履歴がデータとして残るため、後から確認する際にも便利です。

FAX機を持たなくてもFAXを送れる点が、メールFAXの最大の特徴です。

利用シーン	活用例
外出中の営業担当	スマホから見積書を送る
在宅勤務	自宅のPCから契約書を送付
急ぎの確認が必要なとき	メールで送信し、即時に通知

FAX送信メールの仕組み（メール→FAX変換サービス）

メールでFAXを送る際は、「FAX送信サービス」を利用します。

これは、ユーザーが送ったメールをFAXデータに自動変換し、相手のFAX番号へ転送するシステムです。

たとえば、「FAX番号@サービスドメイン」という形式の宛先にメールを送ると、そのFAX番号宛に自動でFAXが送信されます。

FAX送信サービスが、メールとFAXの橋渡し役になっている点がポイントです。

送信元	送信先	変換動作
メール	FAX番号@ドメイン	システムがFAXデータに変換して送信
PDF・画像などの添付ファイル	FAX機	添付データをそのまま印刷形式に変換

利用に必要なもの（サービス・ファイル形式など）

メールFAXを利用するために必要な準備は、次の3点だけです。

特別な機器を購入する必要はなく、インターネット環境があればすぐに始められます。

項目	内容
FAX送信サービス	メール送信に対応したもの（例：eFax、MOVFAXなど）
メールアカウント	GmailやOutlookなど、普段使っているものを利用
送信ファイル	PDF・JPEGなど、FAX対応のファイル形式を使用

この3つを揃えるだけで、どこからでもFAX送信が可能になります。

メールでFAXを送る方法【初心者でも5分でできる】

ここでは、初めての方でも迷わず進められるように、メールでFAXを送る手順を順番に解説します。

基本の流れを理解すれば、次回以降は数分で送信できるようになります。

ステップ1：FAX送信サービスに登録する

まずは、メールからFAXを送信できるサービスに登録します。

登録はインターネット上で完結し、特別なソフトや機器を用意する必要はありません。

以下のような項目を入力すれば、すぐに利用を開始できます。

登録時に必要な情報	内容
氏名または会社名	送信元として表示されます
メールアドレス	送信用としてサービスに登録
支払い方法	クレジットカードや請求書払いなど

多くのサービスは数分で登録が完了し、そのままFAX送信が可能になります。

ステップ2：FAX番号宛にメールを送る方法

次に、FAXを送りたい相手の番号を、専用の形式でメール宛先に設定します。

一般的な形式は以下の通りです。

送信先の形式	例
FAX番号@サービスドメイン	0312345678@efaxsend.com

このように宛先を設定してメールを送ると、システムが自動でFAX変換して相手のFAX機に届けます。

FAX番号の入力ミスは送信エラーの原因になります。送信前にもう一度番号を確認しておきましょう。

ステップ3：本文と添付ファイルの設定方法

FAX送信メールには、送信したいファイルを添付します。

添付できる形式は主にPDF・JPEG・TIFFなどです。

本文には、FAXを送信した旨を簡単に記載しておくと親切です。

項目	記入のポイント
件名	「〇〇送付のご連絡」など一目で内容がわかるもの
本文	送付理由と確認依頼を簡潔に書く
添付ファイル	見積書・契約書・資料など、FAXで送る内容を添付

メール本文はそのままFAX原稿として送信される場合もあるため、丁寧な文面を心がけましょう。

ステップ4：送信完了後の確認・エラー対応のコツ

送信が完了すると、登録したメールアドレス宛に結果通知が届きます。

「送信成功」と表示されていれば問題ありませんが、「エラー」だった場合は以下を確認します。

エラー原因	対応方法
FAX番号の間違い	正しい番号を再確認して再送信
ファイル形式の非対応	PDF形式で再添付
受信側の通信エラー	時間をおいて再送信

送信履歴は自動で保存されるため、トラブル時の確認にも役立ちます。

送信結果を確認しておくことで、信頼性の高いビジネス対応が可能になります。

そのまま使えるFAX送信メールの例文集【コピペOK】

ここでは、実際にそのまま使えるFAX送信メールのテンプレートを紹介します。

ビジネスの現場でそのまま貼り付けて使えるよう、件名・本文・署名まで含めたフルバージョンで掲載しています。

【基本】初回送信用のフルバージョン例文

最も一般的な送付連絡の例です。

初めて送信する取引先にも安心して使える、丁寧で標準的な文面です。

件名	書類送付のご連絡（株式会社〇〇）
宛先	〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□でございます。

ご依頼いただいておりました書類をFAXにて送信いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

誤送信防止のため、本メールでもあわせてご連絡申し上げます。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－
株式会社△△
営業部　□□
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
－－－－－－－－－－

件名・挨拶・署名がそろった定型文として利用できます。

【添付併用】FAX＋メール添付を同時に送る場合の例文

FAXが届かない場合に備えて、メールでも同じ資料を添付する際の文例です。

件名	資料送付のご連絡（株式会社〇〇）
宛先	〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□でございます。

本日、資料をFAXにてお送りいたしましたが、あわせて本メールにもPDFファイルを添付いたしました。

お急ぎでご確認が必要な場合は、メール添付データをご利用ください。

何かご不明な点などございましたらご連絡ください。

－－－－－－－－－－
株式会社△△
営業部　□□
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
－－－－－－－－－－

FAXとメールの両方で送る際は、重複送信の理由を明確に伝えることが大切です。

【再送信】送信エラーや届かなかった場合の例文

FAXが届かなかった可能性がある場合の再送文です。

件名	【再送】書類送信のご連絡
宛先	〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。

先ほどFAXにてお送りした書類が正常に届いていない可能性がございましたため、再度送信いたしました。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－
株式会社△△
営業部　□□
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
－－－－－－－－－－

再送信時は「理由」を添えることで、相手への配慮が伝わります。

【社内・上司向け】FAX送信報告メールの例文

社内で送信完了を報告する際の例文です。

件名	FAX送信完了のご報告（株式会社〇〇様宛）
宛先	上司・担当チームなど

お疲れさまです。営業部の□□です。

本日、株式会社〇〇様宛に見積書をFAXにて送信いたしました。

送信結果は「成功」となっております。念のためPDFデータも社内共有フォルダに保存済みです。

－－－－－－－－－－
営業部　□□
株式会社△△
－－－－－－－－－－

社内向けの報告メールでも、送信結果や保存状況を明記しておくと安心です。

【英語版】海外取引用FAX送信メールの例文

海外の取引先へFAXを送る場合に使える英語例文です。

Subject	Sending Documents via Fax (ABC Corporation)
To	Mr./Ms. [Name], ABC Corporation

Dear Mr./Ms. [Name],

This is [Your Name] from XYZ Corporation.

I have just sent the requested documents via fax. Please check and confirm if they have been received properly.

For your convenience, the same file is attached to this email.

Best regards,

[Your Name]
XYZ Corporation
Sales Department
E-mail: xxxx@xxxx.com

英語の文例を用意しておくことで、海外との取引にもスムーズに対応できます。

FAX送信メールを書くときのポイントとマナー

ここでは、FAX送信メールを作成する際に意識しておくと良いポイントをまとめます。

ビジネスの基本マナーを押さえておくことで、より信頼される印象を与えられます。

件名の付け方（短く・内容を明確に）

件名は相手がメールを開く前に内容を把握できるようにするのが基本です。

長い件名は読み飛ばされやすくなるため、簡潔で明確にするのがコツです。

良い例	悪い例
「見積書送付のご連絡（株式会社〇〇）」	「先日の件のご連絡について」
「書類送信のご報告（〇〇案件）」	「ご確認のお願い」

件名だけで内容がわかると、相手がスムーズに対応できます。

本文構成のコツ（送信理由＋送付内容＋確認依頼）

本文には、「なぜ送ったのか」「何を送ったのか」「何をしてほしいのか」を明確に書くことが重要です。

この3つを押さえるだけで、相手が迷わず対応できます。

構成要素	説明
送信理由	「ご依頼の件につき」など目的を明記
送付内容	「見積書をFAXにて送付いたしました」など具体的に
確認依頼	「お手数ですがご確認をお願いいたします」など相手の行動を促す

「ご確認ください」だけでは曖昧です。どの書類を確認してほしいのかを明確に伝えましょう。

署名・会社情報で信頼性を高める方法

FAX送信メールはビジネス文書の一部です。

署名には、会社名・部署・担当者名・電話番号・メールアドレスを明記しましょう。

これにより、相手が連絡を取りやすくなり、信頼感が高まります。

項目	記載例
会社名	株式会社△△
部署・氏名	営業部　□□
電話番号	03-xxxx-xxxx
メール	xxxx@xxxx.co.jp

署名を整えておくことで、社外・社内のどちらにも好印象を与えられます。

FAXをメールで送るときの注意点とおすすめサービス

ここでは、メールFAXを利用する際の注意点と、初心者でも安心して使えるサービスを紹介します。

効率よく送信するために、事前にポイントを押さえておくことが大切です。

誤送信・セキュリティ対策の基本

メールFAXでは、送信先の番号を間違えると別の相手に届いてしまうことがあります。

送信前には必ず番号を二重確認し、可能であれば送信履歴や確認通知を活用しましょう。

正しい番号か確認する習慣をつけるだけでも、ミスの防止につながります。

対応ファイル形式と送信エラーの回避法

FAXサービスによって対応するファイル形式が異なります。一般的にはPDF・JPEG・TIFFなどが推奨されます。

送信前にサービスの対応形式を確認し、ファイルサイズも規定内に収めることで、エラーを防げます。

対応形式	注意点
PDF	文字・画像をそのまま送れる標準形式
JPEG	写真やスキャンデータ向き
TIFF	高解像度スキャンに適しているがファイルが大きくなる場合あり

おすすめFAX送信サービス比較表

初めて利用する方でも安心して使える代表的なサービスをまとめました。

サービス名	特徴	無料トライアル
eFax	日本国内・海外向け対応、メール・スマホ対応	あり
MOVFAX	操作が簡単、初心者向けのUI	あり
MyFAX	大容量FAXも送信可能、履歴管理が便利	あり

サービスごとに特徴や対応範囲が異なるため、自分の用途に合ったものを選ぶと効率的です。

まとめ！メールFAXで迅速・正確・信頼されるビジネス対応を

今回の記事では、メールでFAXを送る仕組みから手順、例文、注意点までを解説しました。

FAX機が手元になくても、メールを使えば簡単に書類を送信でき、送信結果もデータで確認できます。

ポイントをまとめると次の通りです。

• メールFAXは外出先や在宅でも利用可能で、時間と手間を大幅に節約できる。
• 本文や署名を整えた例文を使えば、相手に丁寧かつ信頼性のある印象を与えられる。
• 送信前の宛先確認やファイル形式の確認でトラブルを防ぐことができる。
• 用途に応じたFAXサービスを選ぶことで、業務効率をさらに高められる。

メールFAXは、ビジネスの連絡手段としての効率性だけでなく、**信頼性や丁寧さを示す手段**としても非常に有効です。

紹介した例文を活用し、必要に応じて柔軟にアレンジすることで、よりスムーズで正確な書類送付が可能になります。

「メール＋FAX」の組み合わせで、迅速かつ安心なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。