壮行会の招待・案内メール！社内向け・本人向けの例文集

壮行会は、異動や退職、海外赴任など、新たな一歩を踏み出す人を送り出す大切なイベントです。

その案内をメールで伝える際には、社内全体向けと本人宛では表現や内容が大きく異なります。

「日時や場所を明確に知らせたい」「感謝の気持ちをきちんと伝えたい」──そんな思いを形にするのが、壮行会の招待・案内メールです。

この記事では、社内宛てと本人宛て、それぞれのメールの作成ポイントを分かりやすく解説します。

さらに、そのまま使えるショートバージョンとフルバージョンの例文を豊富に掲載しました。

幹事を任されて「どう書けばいいの？」と悩む方も、この記事を読めば迷わず完成形を作れるはずです。

読み進めるうちに、自分の状況に合った文面がすぐに見つかることでしょう。

壮行会の招待・案内メールとは？

壮行会の案内メールは、ただ日程を知らせるだけの事務連絡ではありません。

送られた相手が「ぜひ参加したい」と思えるように、分かりやすく温かみのある内容で伝えることが大切です。

ここでは、壮行会の招待・案内メールが持つ役割や目的について整理していきます。

壮行会メールの役割と目的

壮行会メールの役割は、大きく分けて4つあります。

役割	内容
出席依頼	日時・場所を伝えて参加をお願いする
趣旨の共有	壮行会の目的を明確にし、参加者の気持ちを高める
感謝の表現	主賓への感謝や労いを言葉にする
必要事項の案内	服装や持ち物など当日の準備に関する情報

単なる連絡ではなく、参加者全員を巻き込むきっかけになるのが壮行会メールの役割です。

社内向けと本人向けの違いを理解する

壮行会メールは、送る相手によって文面を変える必要があります。

社内全体に送る場合は、出欠確認や会費などの実務的な情報を中心にまとめます。

一方で、主賓本人に送る場合は、参加依頼というよりも感謝の気持ちや新しい環境での応援を込めた表現が重要です。

同じ「壮行会の案内」でも、社内向けと本人向けでは伝えるべきポイントが大きく異なります。

社内向け壮行会招待メールの作成ポイント

壮行会を社内全体に案内するメールは、情報の正確さと読みやすさが鍵になります。

参加する社員が「分かりやすい」「出席しやすい」と感じる文面にすることが大切です。

ここでは、社内向けメールの具体的な作成ポイントと、実際に使える例文をご紹介します。

日時・場所・会費を正確に伝えるコツ

壮行会の案内で最も重要なのは、日時と場所の情報です。

例えば「〇月〇日（〇曜日）18時〜 会場：レストラン〇〇」といった形で、ひと目で理解できるように書きましょう。

会費がある場合は、金額や支払い方法も忘れずに記載してください。

項目	記載例
日時	〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所	レストラン〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3）
会費	4,000円（当日会場で集金します）

「誰が見てもすぐに分かる表現」を心がけるのが成功のポイントです。

趣旨や目的を一文でまとめる方法

壮行会は単なる飲み会ではありません。

「〇〇さんの新しい門出を祝うため」「日頃の感謝を伝えるため」といった趣旨を冒頭に添えると、出席へのモチベーションが高まります。

目的を一文で表すことが、文章全体を引き締める効果を生みます。

出欠確認の依頼方法（返信・フォーム・チャット）

出欠確認は、参加人数を把握するために欠かせません。

メール本文で「〇月〇日までに返信をお願いします」など、方法と期限を明確に記載しましょう。

最近はGoogleフォームや社内チャットツールを使うケースも増えています。

確認方法があいまいだと、当日の準備に大きな影響が出るので要注意です。

件名の付け方で出席率が変わる

件名は、メールを開いてもらえるかどうかを左右します。

例えば「【要返信】〇〇さん壮行会開催のご案内」や「【〇月〇日開催】壮行会のお知らせ」といった形が分かりやすくおすすめです。

件名の工夫ひとつで、参加率が変わることもあります。

社内宛メールの例文（ショート・フルバージョン）

ここでは、すぐに使える社内向けの案内文を2種類ご紹介します。

ショートバージョン

件名：〇〇さん壮行会開催のご案内

各位
このたび〇〇さんの△△への異動に伴い、下記の通り壮行会を開催いたします。
日頃の感謝を込め、新たな門出を祝う場としたいと思いますので、ぜひご参加ください。

日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所：レストラン〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3）
会費：4,000円

出欠につきましては、〇月〇日までにご返信ください。

幹事：△△

フルバージョン

件名：【要返信】〇〇部長 壮行会開催のご案内

営業部 各位

お疲れ様です。営業第三課の山田です。
このたび〇〇部長が〇月より海外赴任されることとなり、
これまでのご尽力に感謝をお伝えする場として壮行会を開催いたします。

下記の通りご案内いたしますので、ご都合のほどよろしくお願いいたします。

・日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
・場所：レストラン〇〇
　　　　住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3
　　　　電話番号：00-0000-0000
　　　　Web：http://〇〇〇〇
・会費：4,000円（当日会場にて集金します）

つきましては、〇月〇日（〇曜日）までに出欠をお知らせください。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

――――――――――――
幹事：営業部 山田・酒井
内線：0000
メール：xxxx@xxxx.co.jp

ショートとフルを使い分けることで、状況に応じた案内が可能になります。

当事者向け壮行会招待メールの作成ポイント

壮行会の主賓となる本人に送るメールは、社内全体向けとは大きく異なります。

本人には「参加してもらう」というよりも、「感謝を伝える」「準備をお願いする」というニュアンスが大切です。

ここでは、当事者宛メールを作成する際に押さえておきたい注意点と、具体例をご紹介します。

感謝と労いを自然に伝える表現例

本人宛のメールでは、必ず日頃の感謝と新しい環境への応援を添えましょう。

例えば「これまでのご尽力に感謝申し上げます」「新天地でのご活躍を心より祈念しております」といった言葉が適しています。

シーン	表現例
感謝	これまでご指導いただき、誠にありがとうございました。
労い	長年のご尽力に、心より感謝申し上げます。
応援	新しい環境でのますますのご活躍をお祈りいたします。

「お祝い」と「感謝」をバランスよく盛り込むのが本人宛メールの基本です。

本人の負担を軽減するための配慮

本人には準備の負担をかけないように注意しましょう。

「主役としてご挨拶を一言お願いします」程度に留め、それ以上のお願いは控えるのがマナーです。

特に会費は本人負担ではないため、案内メールに会費について触れる必要はありません。

フルネーム・会費免除など注意すべき点

本人宛てのメールで名前を誤記するのは大変失礼です。

正式名称を確認のうえ、フルネームで正確に記載しましょう。

また、会費免除の案内は不要ですが、本人に安心して参加してもらえるよう配慮のある文面を心がけましょう。

本人宛メールの例文（ショート・フルバージョン）

以下にすぐ使える例文を2種類ご紹介します。

ショートバージョン

件名：壮行会開催のご案内

〇〇さん

このたびの△△へのご異動、誠におめでとうございます。
日頃の感謝の気持ちを込め、ささやかではございますが壮行会を開催いたします。

日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
場所：レストラン〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3）
会費：不要です

当日はご挨拶を一言お願いできれば幸いです。
新天地でのご活躍を心よりお祈りいたします。

フルバージョン

件名：壮行会の詳細について

〇〇部長
営業第2課の山田です。

先日お伝えした壮行会の詳細が決まりましたので、下記の通りご案内申し上げます。

・日時：〇月〇日（〇曜日）18:00〜
・場所：レストラン〇〇
　　　　住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3
　　　　電話番号：00-0000-0000
　　　　Web：http://〇〇〇〇
・会費：不要です

当日はご挨拶を一言だけお願いできればと存じます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご出席いただけますと幸いです。

――――――――――――
幹事担当：営業部 山田・酒井
内線：0000
メール：xxxx@xxxx.co.jp

本人宛メールは「簡潔」「感謝」「配慮」の3点を意識することが大切です。

最新の傾向と注意点

壮行会の案内メールは、従来の形式だけでなく、働き方の変化に合わせた工夫が求められています。

ここでは、最近増えているオンライン形式や、注意しておきたいメールマナーについて解説します。

幹事を任された方が安心して準備を進められるよう、最新のポイントを整理しました。

オンライン開催やハイブリッド形式の案内方法

リモートワークの普及により、オンラインやハイブリッド形式の壮行会も増えています。

オンラインで開催する場合は、接続情報を必ずメールに明記しましょう。

必要項目	記載例
参加URL	https://xxxx.zoom.us/xxxx
ID・パスコード	ID: 123 456 789 / Pass: 0000
参加方法	開始5分前にログインをお願いします。

オンライン開催では「アクセス手順」を明確に示すことが成功のカギです。

個人情報保護に配慮した書き方

異動や赴任先の詳細をメールに書きすぎると、情報漏えいのリスクがあります。

例えば「〇〇へ異動されることになりました」程度の簡潔な記載に留めましょう。

住所や具体的な職務内容など、必要以上に詳しい情報は書かないのが安全です。

ビジネスメールのマナーとして避けたいNG表現

壮行会の案内はお祝いの場に関わるものなので、ネガティブな表現は避けましょう。

例えば「最後の飲み会です」などは不適切です。

また、あまりにフランクすぎる表現もビジネスの場では不向きです。

• ×「飲み会やります！みんな集合！」
• ○「〇〇さんの新たな門出を祝う場を設けました」

フォーマルさと温かさを両立させる言葉選びが重要です。

幹事が押さえておきたい実務チェックリスト

壮行会の幹事は、案内メールの作成だけでなく、準備全般をスムーズに進める役割を担います。

段取りを間違えると当日の進行に支障が出るため、基本の流れを整理しておきましょう。

ここでは、幹事が押さえるべきポイントをチェックリスト形式でご紹介します。

日程調整から会場予約までの流れ

まずは主賓や主要メンバーの予定を確認することが第一歩です。

そのうえで会場を予約し、案内メールを送る流れを取ると効率的です。

ステップ	内容
1	主賓と上司のスケジュールを確認
2	候補日を調整し、最適な日程を決定
3	会場を予約（アクセスや収容人数を考慮）
4	社内・本人向けに案内メールを送信

スケジュールと会場の確定が、準備全体をスムーズに進めるカギになります。

主賓や上司への事前確認のポイント

案内メールを送る前に、主賓や直属の上司に確認しておくと安心です。

例えば「日時」「会場」「招待範囲」などを相談しておくと、後からの修正を防げます。

特に主賓の予定と会社のルールを無視すると、直前で調整が必要になることもあるので要注意です。

同僚と協力して準備を進める方法

幹事を一人で抱え込むと負担が大きくなります。

「会計担当」「会場とのやりとり担当」「進行担当」といった形で役割を分担しましょう。

事前に小さなタスクも分け合うことで、当日の運営がスムーズになります。

• 会計係：会費の集金・精算を担当
• 進行係：当日の司会進行を担当
• 記録係：写真撮影や記録を担当

幹事は「一人で全部やる」より「仲間と分担する」ことで成功に近づきます。

まとめ：読み手に伝わる壮行会メールを作成するために

壮行会の案内メールは、単なる通知ではなく、人と人とのつながりを深める大切なコミュニケーションのひとつです。

社内向けには「分かりやすさ」と「参加しやすさ」を意識し、本人向けには「感謝」と「配慮」を込めることが成功のポイントです。

さらに、オンライン開催への対応や情報管理の工夫など、最新の状況に合った配慮も求められます。

相手	ポイント
社内全体	日時・場所・会費を明確にし、出欠確認を取りやすくする
本人	感謝の言葉を添え、負担をかけない文面にする
全体共通	件名や表現に工夫をして、分かりやすく誠実なメールにする

読み手の立場を意識したメール作成こそが、心に残る壮行会の第一歩です。

本記事の例文やポイントを参考にしながら、自社の文化や状況に合わせてアレンジしてみてください。

幹事としての気配りが、壮行会をより温かく意義のある時間にしてくれるはずです。